Hướng Dẫn Quy Trình Tổ Chức Hội Nghị Nhà Chung Cư Thường Niên Chuẩn Pháp Lý

Tổ chức Hội nghị nhà chung cư (HNNCC) thường niên là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc của Ban quản trị (BQT) nhằm báo cáo công khai tài chính, đánh giá đơn vị vận hành và thông qua kế hoạch thu chi cho năm tiếp theo.

Quy trình này được quy định chi tiết tại Thông tư 05/2024/TT-BXD do Bộ Xây dựng ban hành. Dưới đây là các điều kiện hợp lệ và quy trình 5 bước triển khai chuẩn chỉnh cho BQT và Chủ đầu tư.

1. Điều kiện hợp lệ để tiến hành HNNCC thường niên:

• Thời điểm tổ chức: Được tiến hành 01 năm/lần (trong thời hạn 12 tháng kể từ cuộc họp HNNCC gần nhất).

• Tỷ lệ đại diện tham dự: Phải có tối thiểu 30% đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao tham dự (hoặc tỷ lệ thấp hơn do Quy chế tòa nhà quy định).

• Xử lý khi không đủ tỷ lệ: Nếu lần 01 không đủ 30%, BQT gửi thông báo triệu tập lần 02 trong vòng 7 - 15 ngày. Nếu lần 02 vẫn không đủ đại diện, BQT làm văn bản đề nghị UBND cấp xã/phường đứng ra tổ chức.

2. Quy trình 5 bước tổ chức HNNCC thường niên chuẩn chỉnh:

1. Lập kế hoạch & Chuẩn bị dự thảo tài liệu: Hoàn thành trước họp từ 20 đến 30 ngày.

Ban quản trị phối hợp cùng Đơn vị vận hành chuẩn bị các hồ sơ tài chính và báo cáo:

• Dự thảo Báo cáo hoạt động của BQT và kết quả vận hành của tòa nhà.

• Báo cáo tài chính công khai: Quyết toán Phí dịch vụ hằng tháng và Quỹ bảo trì 2%.

• Báo cáo kiểm toán năng lượng, tình trạng kỹ thuật hệ thống cơ điện M&E và hệ thống HVAC.

• Dự toán kế hoạch thu chi và ngân sách OpEx/CapEx cho năm tiếp theo.

1. Gửi thông báo triệu tập & Công khai tài liệu: Thực hiện trước họp tối thiểu 15 ngày.

• Gửi giấy mời họp (hoặc thông báo qua ứng dụng quản lý cư dân) tới từng chủ sở hữu căn hộ.

• Đính kèm chương trình họp, mẫu giấy ủy quyền và các dự thảo báo cáo tài chính để cư dân nghiên cứu trước.

• Niêm yết công khai thông báo họp tại bảng tin sảnh đón, thang máy và bãi giữ xe.

1. Kiểm tra tư cách đại biểu & Khai mạc hội nghị: Thực hiện vào ngày diễn ra hội nghị.

• Tiếp đón, kiểm tra giấy tờ chứng minh sở hữu/giấy ủy quyền hợp lệ của cư dân.

• Bầu Đoàn Chủ tọa (thường là BQT) và Ban Thư ký cuộc họp.

• Trưởng BQT báo cáo kiểm tra tư cách đại biểu và tuyên bố khai mạc khi đạt đủ tỷ lệ tham dự theo quy định pháp luật.

1. Trình bày báo cáo, Thảo luận & Biểu quyết: Dung lượng chính của buổi họp.

• BQT trình bày tóm tắt các báo cáo thu chi tài chính và kế hoạch bảo trì.

• Dành thời gian chất vấn: Ban quản trị và Công ty vận hành trực tiếp giải đáp các phản ánh của cư dân.

• Tiến hành biểu quyết (bằng hình thức giơ thẻ hoặc bỏ phiếu) thông qua các nội dung: Báo cáo tài chính, mức phí dịch vụ mới (nếu có), kế hoạch bảo trì phần cứng.

1. Ban hành Nghị quyết & Báo cáo cơ quan chuyên trách: Hoàn thành trong vòng 07 ngày sau họp.

• BQT và Thư ký hoàn thiện, ký biên bản cuộc họp và ban hành Nghị quyết HNNCC thường niên.

• Công khai Nghị quyết tại bảng tin tòa nhà và ứng dụng quản lý để toàn bộ cư dân nắm bắt.

• Gửi hồ sơ kết quả cuộc họp về UBND cấp xã/phường để lưu trữ và giám sát theo quy định.